Ongelmanratkaisu
Tälle sivulle pyrimme kokoamaan yleisimpiä ongelmatilanteita mihin yritykset, yhdistykset tai yksityishenkilöt kohtaavat webhotellipalveluissaan.
Kannattaa olla aina yhteydessä palveluntarjoajan asiakaspalveluun. Ammattitaitoinen asiakaspalvelu ratkaisee ongelmat heti eikä vastaa pelkästään että "Tässä automaattinen vastaus tai automaattiseen vastaajaan rinnastettava asiakaspalveluhenkilö. Asiaa selvitellään ja viedään tekniselle tukihenkilölle ja sen tukitukihenkilölle":)
Levytila lopussa?
Käy levytilan tilankäyttö läpi
Cpanel hallintaohjelmistosta löytyy Disk Usage kuvake, minkä kautta näet helposti levytilan jakautumisen.Voit aika turvallisesti poistaa tmp-kansiosta kaikki väliaikaiset tiedostot. Huomioithan kuitenkin että esim. tmp/Awstats tiedostojen poisto poistaa samalla kaikki vanhat kävijätiedot. Mikäli niille ei ole enää käyttöä niin toki ne voi huoletta poistaakin.
Kannattaa tarkistaa myös että onko esim. WordPress -sivuston sisällä varmuuskopioita (wp-content/xyz...backups/ tms.) ja kenties softaculous_backups -kansiossa Softaculousin mahdollisia automaattisia päivityksiä. Webhotelleista on olemassa varmuuskopiot, joten useimmiten sivuston omat tai jopa Softaculousin automaattiset varmuuskopiot ovat jokseenkin turhia. Joissakin tapauksissa on näitä molempia useita ja kun webhotellista on lisäksi useammat varmuuskopiot niin pahimmillaan on turhia varmuuskopioiden varmuuskopioita ristiin rastiin.
Etsi palvelintilasta myös mahdolliset error_log -nimiset tiedostot. Löydät nämä helposti Cpanelin File Managerin hakutoiminnolla. Vanhentunut sivusto saattaa kerryttää helposti jopa satoja megatavuja virheilmoituksia taustalle. Voit poistaa kaikki error_log tiedostot huoletta. Päivitä sivusto aina säännöllisesti tuoreimpaan versioonsa, jotta koodit ovat ajan tasalla eikä virhelogeja muodostu jatkossa.
Näiden jälkeen voitkin siirtyä tutkimaan sivuston tietokantaa (jos sivusto on tietokantapohjainen, kuten WordPress). Tietokannan läpikäynti onnistuu helposti phpMyAdminin avulla. Joskus mm. wp_comments -tauluun saattaa kertyä tajuton määrä roskaa. Spämmiviestit kannattaa tuhota ja asentaa sivustolle jokin tietoturvaplugin, jotta roskaa ei kerry jatkossa. Tarkemmin WordPressin optimoinnista.
Sähköpostilaatikko täynnä
Arkistoi vanhat viestit
Sähköpostilaatikoiden tilankäytön näet nopeiten Cpanelin kautta kohdasta Email Disk Usage. Valitse laatikko pudotusvalikosta niin näet tilan jakautumisen eri kansioihin paremmin.Monelle saattaa tulla yllätyksenä että esim. IMAP-protokollaa käytettäessä myös mm. roskakorissa ja lähetetyt kansiossa olevat viestit sijaitsevat palvelimella.
Kuva Cpanelin Email Disk Usage -kohdasta
Vanhoja viestejä ei kannata säilyttää palvelimella, siirrä ne omassa sähköpostiohjelmassasi paikallisiin kansioihin. Vanhat viestit on erittäin helppo raahata paikalliseen kansioon, satojakin kerralla. Kuvittele vaikkapa tilanne jossa olet ulkomailla ja joudut määrittämään asetukset uuteen laitteeseen. Tällöin koko viestisisältö voi latautua uudelle laitteelle, jolloin
a) siihen voi mennä tolkuttoman kauan aikaa ja
b) lataus voi tulla erittäin kalliiksi suuren datamäärän vuoksi (esim. 50 snt/Mt)
Raahaa vanhat viestit paikallisiin kansioihin
Käytettävästä ohjelmasta riippuen paikalliset kansiot voivat olla myös nimellä Tallennuskansiot, Arkisto/Archive, Local Folders tai MAC-koneissa On My MAC (Omassa Macissa).
Raahaa vanhat viestit Omassa macissa -alikansioihin
Jos et näe Omassa Macissa -kansiota niin luo se kohdasta Postilaatikko -> Uusi postilaatikko. Valitse sijainniksi Omassa Macissa.
Joissakin ohjelmissa on lisäasetuksissa toimintoja, joilla arkistointia voi lisäksi automatisoida. Kuvassa Outlookin AutoArchive asetukset.
Sähköposti ei toimi
IP-blokkaus, palvelintilan täyttyminen, virheilmoitus?
Tarkista ihan alkuun pääsetkö omille nettisivuillesi. Webhotellipalveluissa useimmiten sekä sähköpostilaatikot että sivusto sijaitsee samalla palvelimella. Jos palvelin on blokannut IP-osoitteesi esim. virheellisten kirjautumisten seurauksena niin et pääse myöskään nettisivuillesi. Tämä on nykypäivänä yhä yleisempi ongelma, sillä ohjelmat ovat yhä intensiivisemmin yhteydessä palvelimiin. Palvelin sietää virheellisiä kirjautumisyrityksiä jonkin verran, kunnes tietyn rajan ylittyessä katkaisee yhteyden IP:stä kokonaan. Ota yhteyttä palveluntarjoajaasi IP:n poistamiseksi mustalta listalta. Korjaa luonnollisesti myös virheelliset asetukset, jotta varsinainen ongelma ratkeaa, muutoin joudut taas hyvin pian uudelleen listalle.Joko webhotellin tai sähköpostilaatikon tila on täynnä.
Tämä on ylivoimaisesti yleisin virhetilanne. Lähettäjälle tulee tällöin virheilmoitus "over quota" tms.. Poista vanhoja sähköpostiviestejä ja käy läpi webhotellin tilankäyttö.
Muu virheilmoitus
Monesti virheilmoitus voi näyttää hyvin pitkältä ja sekavalta, mutta opit nopeasti löytämään oikean rivin, missä ongelmasta on kirjoitettu yleensä suhteellisen selkokielisesti. Mahdollinen virheilmoitus voi liittyä esimerkiksi lähettäjän postipalvelimen joutumiseen roskapostin vuoksi mustalle listalle, esim.:
"blocked by Barracuda"
Sähköposti menee perille huonosti
Greylisting, roskapostitunnistus, SPF, DKIM, DMARC
Syitä voi olla hyvin moninaisia. Alkuun kannattaa lähteä liikkeelle siitä miltä viesti itsessään näyttää; muistuttaako se roskapostia tai onko liitteenä vaikkapa exe tiedosto, jolloin vastaanottava palvelin saattaa tunnistaa viestin herkästi roskapostiksi. Vastaanottajan päässä suodatusasetuksia voi monesti säätää tai esimerkiksi lisätä lähettäjän osoitteen omiin yhteystietoihin, jolloin sähköpostiohjelma vähentää automaattisesti roskapostipisteitä. Roskapostiin päätyvät viestit on merkittävä ei-roskapostiksi.Sähköposti tulee/menee perille viiveellä.
Useimmiten tähän on syynä Greylisting-tekniikka. Greylistauksessa palvelin ei päästä viestiä ensimmäisellä lähetyskerralla läpi vaan jättää viestin jonoon. Kun lähettävä palvelin yrittää lähetystä uudelleen niin viesti päästetään perille. Tällä tekniikalla pystytään ehkäisemään merkittävästi roskapostia, sillä roskapostia lähettävät palvelimet harvemmin yrittävät lähetystä uudelleen. Kun viesti on vastaanotettu tietyltä lähettäjältä kerran, se päästetään tältä lähettäjältä seuraavilla kerroilla aina automaattisesti läpi. Tästä syystä viivettä esiintyykin tyypillisimmin silloin kun laatikko on vasta perustettu eikä osoitteisto ole vielä ehtinyt muodostua. Viive on tyypillisimmillään n. 15-60 minuuttia.
SPF + DKIM + DMARC - ota käyttöön!
SPF = Sender Policy Framework / Lähettäjän identifiointi. SPF:n määrittämisen myötä sähköpostin lähetys onnistuu vain tiettyjen erikseen määritettyjen sähköpostipalvelinten kautta. Tällöin hakkerit eivät voi lähettää roskapostia nimissäsi. Toinen suuri hyöty on se että vastaanottavat palvelimet hyväksyvät varmemmin sähköpostit SPF:n omaavasta domainista, joten esim. virhetunnistukset roskapostiksi vähenevät ja sähköpostit menevät varmemmin perille. Huom! SPF:ään pitää määrittää kaikki palvelimet, joiden kautta sähköpostia lähtetetään ko. domainin nimissä. Palveluntarjoajan omat palvelimet ovat tietueessa useimmiten automaattisesti. Myös DKIM eli digitaalinen verifiointi on yleistynyt viime vuosina. Molemmat tekniikat parantavat merkittävästi viestien perillemenoa. Näiden lisäksi kannattaa ottaa käyttöön DMARC, joka käytännössä kertoo miten suodatetuksi tulevan viestin kanssa pitäisi toimia. Alla esimerkki tietueesta:
_dmarc IN TXT "v=DMARC1; p=reject; sp=reject; rf=afrf; pct=100; ruf=mailto:virheviestit [ät] omadomain.com; ri=86400"
Tietueen lisääminen onnistuu esim. Cpanelin kautta kohdasta Zone Editor.
Palveluntarjoajan valinta
Kannattaa valita sellainen palveluntarjoaja joka suhtautuu roskapostiin ja jopa massapostituksiin hyvin kriittisesti. Vaikka itse toimisit rehellisesti niin joku muu, joka käyttää samaa palvelinta, voi toimia toisin ja palveluntarjoajan palvelin joutuu mustille listoille. Tällöin suuri osa sähköpostiliikenteestä voi blokkautua jopa tunneiksi.
Palvelimella tulee olla ensinnäkin suhteellisen tiukat lähetysrajat. Tuntirajoitus pienen webhotellin tapauksessa voi olla esimerkiksi maksimissaan 100 viestiä tunnissa. Tämä riittää PK-yrityksen normaaleille lähetysmäärille vallan mainiosti, mutta ehkäisee merkittävästi palvelimen joutumista roskapostilistoille, sillä mahdollinen väärinkäytös huomataan nopeasti lähetysrajojen ylittyessä.
Jos lähetät isomman erän viestejä esim. yrityksen postituslistalle liittyneille niin kannattaa luonnollisesti tiedustella ensin palveluntarjoajalta miten lähetys on järkevintä toteuttaa käytännössä. Lähetyksen jakaminen pienempiin hajautettuihin eriin on järkevintä, vaikka lähetys saattaisikin onnistua kerralla. Et voi nimittäin vaikuttaa siihen miten vastaanottava palvelin tulkitsee lähetyksen, jos joukossa on esim. 100 kpl viestejä tietylle samalle domainpäätteelle.
Roskapostin ennaltaehkäisy
Älä julkaise sähköpostiosoitetta
Kaikista tärkeintä roskapostin osalta on sen ennaltaehkäisy. Roskapostia ei tule lainkaan jos sähköpostiosoite ei päädy roskapostittajien listoille.Tärkeintä on että osoitetta ei julkaista omilla nettisivuilla sellaisenaan, puhumattakaan mailto: -linkkimääritettynä. Se on tällöin oikein tarjolla roskapostittajien boteille, jotka keräävät osoitteita liikkuessaan netissä. Voit julkaista sähköpostin nettisivuilla kuvana, joskin nykyään kehittyneet botit voivat lukea kuvista myös tekstit ja erityisen alttiina tälläiselle on vaikkapa email.gif:ksi nimetty tiedosto.
Varminta on mainita sähköpostiosoite sanallisesti esimerkiksi näin:
"osoitteemme ovat muodossa etunimi piste sukunimi ät domain piste fi"
(hämäriä) Verkkopalveluita varten kannattaa ottaa käyttöön edelleenohjausosoitteita, jotka on sitten helppo hylätä kokonaan jos ne päätyvät roskapostittajien listoille.
Yrityksen kannattaa myös välttää tärkeiden osoitteiden käyttöä erilaisissa julkisissa yritysrekistereissä tai -hakemistoissa.
Roskapostin torjunta
Poistu listoilta, luo suodattimia
Jos roskapostia on alkanut jostain syystä tulla runsaammin niin sitä voi yrittää torjua.1. Luotettavien tahojen postituslistoilta poistuminen onnistuu klikkaamalla viesteissä olevaa "poistu listalta", "en tahdo enää näitä viestejä" tms. linkistä. Epämääräisten tahojen linkkejä ei kuitenkaan kannata klikata, sillä ne voivat johtaa haitallisille sivustoille.
2. Luo roskapostisuodatin. Mm. Cpanel-hallintaohjelmisto sisältää Global Email Filter -toiminnon, jota kautta suodattimen voi luoda parilla klikkauksella. Esim.
From contains + uutiskirje.paskaposti.com + Discard message
Vastaavan suodattimen luonti voi onnistua myös käyttämäsi sähköpostiohjelman asetuksista.
3. Jos roskapostia tulee niin paljon että se on todella iso ongelma niin tällöin kannattaa hylätä koko osoite ja luoda kokonaan uusi tilalle.
Uutiskirjeen lähetys / massapostitus
Voinko pamauttaa 10 000 viestiä maailmalle, nyt heti?
Auta armias, et tietenkään voi. Pahin virhe on lähettää viestit lisäksi isojen liitetiedostojen kera. Palvelimilla on yleensä tietyt lähetysrajat viestien määrälle sekä liikennöintimäärille, perustason webhotelleissa se on yleensä korkeintaan joitakin satoja viestejä tunnissa. Viestien määrä on rajoitettu, jotta palvelimille ei pääsisi syntymään vahinkoa mahdollisissa väärinkäytöstapauksissa.Pikaohje viestien lähetykseen:
- Lähetys on mahdollista ainoastaan niille, jotka ovat oma-aloitteisesti liittyneet postituslistalle. Henkilökohtaisiin, kerättyihin tai ostettuihin osoitteisiin, ei saa lähettää massa/mainospostia, se on silloin roskapostia.
- Lähetä viestit pienissä erissä, kohdistetummalla sisällöllä, henkilökohtaisemmin
- Lähetä viestit ilman liitteitä(!), pelkästään tekstimuodossa. Mahdolliset liitteet kannattaa ladata nettiin ja viitata niihin vain linkeillä
- Vältä lähettämästä kymmeniä tai satoja viestejä samoihin domainpäätteisiin. Vastaanottava palvelin ei yleensä pidä näistä ja voi blokata lähetyksen kokonaan.
- Viestin tulee sisältää lähettäjän yhteystiedot sekä ohjeet kuinka listalta voi poistua
DNS-viiveistä
Nimipalveluissa esiintyy viiveitä
Vaihdoitko palveluntarjoajaa? Loitko uuden subdomainosoitteen? Miksi domain ohjautuu väärään paikkaan.Kun menet ensimmäistä kertaa jollekin sivustolle, nimipalvelinjärjestelmä hakee domainin tiedot internetin kantapalvelimista ja ohjaudut oikealle palvelimelle. Jotta toiminta olisi nopeampaa seuraavalla kerralla, tuon kohdepalvelimen IP-osoite tallentuu omalle koneellesi DNS-välimuistiin. Kun menet seuraavan kerran samaan osoitteeseen niin tieto tuleekin suoraan omalta koneeltasi, ilman välikäsiä. Nopeaa ja kätevää, mutta. Entäs jos oletkin muuttanut tuossa välissä sivustosi toiselle palvelimelle. Koneesi hakee sen saman IP-tiedon välimuististaan ja ohjaudut edelleen vanhalle palvelimelle. Joku muu, joka menee osoitteeseen ensimmäistä kertaa, ohjautuu sen sijaan jo uudemmalla palvelimella olevalle sivustolle. Tämä on välimuistien aiheuttama ongelma, tai paremminkin ominaisuus. DNS-tiedoissa on kuitenkin vanhentumisaika, TTL = Time To Live, jonka ansiosta DNS-tiedot vanhentuvat tietyssä ajassa, tyypillisesti 1-24 tunnissa.
Jos kohtaat DNS:ään liittyvän ongelman niin
a) odota joitakin tunteja jotta DNS päivittyy tai
b) kokeile yhteyttä eri verkosta tai eri koneelta
Edistyneemmät käyttäjät voivat myös yrittää puhdistaa koneensa välimuistin (Flush DNS).
Pientä viivettä voi ilmetä myös esim. DNS-klusteroinnin vuoksi. Tämä viive on tyypillisesti kuitenkin vain n. 15-30 min. "Ongelma" voi ilmetä tässä tapauksessa lähinnä kun kyseessä on uuden tietueen lisäys ja oletetaan että se toimii heti.
Ongelmia sivuston teknisessä toimivuudessa?
Mm. WordPress edellyttää päivityksiä.
Sivustojen toiminnan kannalta on kaiken a ja o että sekä itse sivusto että sen lisäosat on päivitettynä tuoreimpiin versioihinsa. Päivittämätön sivusto on myös tietoturvariski.Ongelmaa voi ja kannattaa lähteä selvittämään aina omatoimisesti, sillä joskus syy voi olla hyvinkin yksinkertainen; vaikkapa levytilan täyttyminen, väärä tietokantakäyttäjän salasana tms. Yksi tärkeimmistä toimenpiteistä on tarkistaa sivuston kansioista error_log -nimisten tiedostojen sisältö, niistä löytyy monesti vinkkejä mikä sivustolla on mahdollisesti vialla.
Jos oma osaaminen tai aika ei riitä ongelman ratkaisemiseen niin tällöin kannattaa olla yhteydessä ammattilaiseen. Webbinen.net:llä on vuosien kokemus sivustojen koodaamisesta ja tuntemusta eri sivustoalustoista, mm. WordPress-sivustojen tietoturvasta.